Papierkowa robota spędza sen z powiek każdemu pracownikowi. Widząc stosy dokumentów krzywimy się i odechciewa nam się pracy. Jednak jeśli posiadamy firmę musimy liczyć się z tym, że dokumentacji będzie coraz więcej, a ta która wyda nam się już niepotrzebna nie może zostać zlikwidowana. Ustalają to bowiem przepisy państwowe. Archiwizacja dokumentów jest konieczna przez określony i w odpowiednio przyporządkowanej kategorii. I nie da się jej uniknąć.

Regularna archiwizacja

Pamiętać należy, że archiwizacja to nie jest jednorazowy obowiązek, jak powiedzmy inwentaryzacja. Archiwizację należy przeprowadzać regularnie, tak by wszystko miało swój ład i skład, a dokument w poszczególnych typach i kategoriach znajdowały się w jednakowych miejscach. Usprawni to zarządzanie firmą nie tylko w przypadku kontroli ze strony Urzędu Skarbowego, ale również podczas codziennych obowiązków. No bo co jeśli nagle będziesz potrzebował jakiejś umowy sprzed 3 lat albo oświadczenia podpisanego przez byłego pracownika? Warto się więc na zaś zabezpieczyć.
Ponadto poukładane i posegregowane dokumenty to spokój ducha oraz świadomość, że żadne osoby niepożądane nie mają dostępu do prywatnych, a tym samym tajnych dokumentów. Nikt nie ma prawa znać przecież wynagrodzenia innych pracowników, kwoty kontraktu, który ostatnio podpisałeś albo serii dowodu czy numeru PESEL Twojego czy Twoich pracowników. Takie informacje są tajne i powinny podlegać ścisłemu nadzorowi, a jeśli muszą być zniszczone powinny być niszczone w niszczarce, tak by nikt w przyszłości nie miał możliwości odczytania tych delikatnych danych. Przecież we współczesnym świecie wystarczy numer PESEL, by ze spokojem wziąć na kogoś chwilówkę!

Przepisy

Ponadto obowiązek archiwizacji dokumentów wynika z odgórnych przepisów z powodu konieczności sprawdzania prawidłowości przeprowadzanych działań przez przedsiębiorców przez np. Urząd Skarbowy. W takim przypadku instytucja nie będzie w nieskończoność czekać, aż skompletujemy cały zestaw interesującej Urząd dokumentacji, może za to nałożyć na przedsiębiorstwo kary związane z nieprzestrzeganiem podstawowych przepisów.
Istnieją dwa symbole archiwizacji dokumentów – A i B. Ten pierwszy oznacza dokumenty historyczne i te przechowywać należy bez ograniczenia czasowego czyli wieczyście. Te drugie wewnętrznie podzielone są na trzy rodzaje. Pierwszy to dokument, który od razu po jego wykorzystaniu można zniszczyć i do jego zniszczenia można użyć firmowej niszczarki. Druga grupa to grupa dokumentów, których czas przechowywania jest odgórnie określony, a trzecia to grupa z określonym czasem przechowywania, ale wymagająca po tym okresie przejrzenia co do istotności danych. Wówczas albo podlegają one zniszczeniu albo zmienia się numer ich klasyfikacji.